Invata 10 reguli pentru o implementare de succes

10 Sfaturi pentru o implementare de succes
Decizia implementarii unei solutii software complexe, care sa eficientizeze operatiunile si sa aiba un impact major in consolidarea afacerilor dvs pe termen lung, este o decizie strategica. Pentru o implementare de succes va recomandam 10 reguli de aur, de care trebuie sa tineti cont.
1. Sustinerea top managementului
Daca top managementul nu este convins de necesitatea unei solutii de gestiune a resurselor intreprinderii, inca aveti timp sa renuntati la implementare. Orice angajat trebuie sa stie, sa vada, sa auda, sa simta ca implementarea acestei solutii este o decizie strategica la nivel de organizatie, si ca eficienta operationala, tradusa in reducerea costurilor si cresterea profitului, este obiectivul numarul 1 al companiei.
2. Asistenta in intelegerea nevoilor
Domeniul aplicatiilor software de tip ERP este extrem de vast. Solutiile “standard”, care va atrag cu timpi de implementare de cateva zile si costuri reduse initiale, nu sunt deloc o optiune, pentru ca va blocheaza in cele mai importante aspecte: flexibilitatea de a genera business asa cum stiti mai bine, si agilitate in a va adapta sistemul informatic la schimbarile pietei. Apelati la oameni care mananca, dorm si respira solutii ERP, cu expertiza relevanta pe industria dumneavoastra, capabili sa inteleaga nevoile organizatiei dumneavoastra si sa faca orice pentru a va construi o solutie completa.
3. Implicarea viitorilor utilizatori
Aveti nevoie de implicarea tuturor angajatilor care interactioneaza cu solutia software. Abordarea clasica, in care aplicatia este impusa de management de sus in jos, va trece in ochii angajatilor drept “o alta aplicatie ceruta de sefi care o sa-mi manance timpul”. Cheia unei implementari de succes sta in convingerea liderilor de opinie, a influentatorilor, despre utilitatea demersului. Acesti angajati cheie trebuie convinsi ca o aplicatie de tip ERP usureaza in primul rand munca angajatilor si ofera suport in luarea deciziilor corecte.
4. Pregatirea angajatilor este esentiala
Pentru a putea utiliza o aplicatie ERP, fiecare utilizator trebuie sa urmeze un curs de pregatire intensiv, inainte de a avea acces la interfata. Un program de pregatire ideal trebuie axat pe beneficiile unei strategii ERP, pe avantajele unei solutii software de gestiune a resurselor de intreprindere, dar si pe explicarea pas cu pas a tuturor cazurilor posibile de interactiune intre angajatii aceluiasi departament, intre departamente diferite, sau intre angajati si clienti. Cursurile de pregatire ideale sunt structurate, contin studii de caz si demo-uri, precum si exercitii concrete prin care angajatii sa-si consolideze cunostintele acumulate si sa aiba ocazia sa puna intrebari specialistilor companiei furnizoare.
5. Incurajati feedback-ul utilizatorilor aplicatiei
Discutati cat mai mult cu utilizatorii aplicatiei. Ei nu sunt doar cei care trebuie sa beneficieze de o solutie software, ei sunt cei care prin intermediul acelei solutii software vor produce valoare companiei. Adoptia aplicatiei de catre angajati este la fel de importanta ca sustinerea top managementului. Nu ignorati parerile angajatilor despre cum poate fi imbunatatita in continuare aplicatia doar pentru ca ati terminat implementarea.
6. Nu fiti rigid
Chiar si cele mai bune solutii ERP au nevoie de imbunatatiri si customizari pentru a intregi experienta de utilizare. Nu plecati de la premisa ca exista aplicatii standard care pot include din start toate nevoile dumneavoastra, toate spetele sau cazurile posibile de lucru. Din contra, cu cat o solutie software este mai adaptata specificului companiei, va produce rezultate mai rapide, va fi adoptata mai rapid de catre angajati si, deci, veti recupera investitia mai rapid.
7. Suportul post-implementare
V-ati trimis angajatii la cursuri de pregatire de utilizare a aplicatiei? Ati rezolvat doar o parte din problema. In momentul in care aplicatia devine functionala, angajatii uita ce au invatat si sar peste anumiti pasi din tendinta de a-si usura activitatea. Daca datele nu sunt inregistrate in acelasi format, sau daca executia nu respecta fluxurile de lucru agreate initial, sau daca procesele interne nu sunt urmate in acelasi fel de catre toti angajatii, aplicatia nu are cum sa dea rezultatele scontate. Suportul post-implementare monitorizeaza corectitudinea utilizarii aplicatiei in primele luni de la darea in folosinta si eficientizeaza activitatea angajatilor in utilizarea aplicatiei in conditii reale de lucru.
8. Nu incercati sa obtineti totul din prima
Implementarea unei solutii ERP are impact puternic in toate colturile organizatiei. Nu incercati sa implementati o asemenea solutie simultan in toate echipele. Riscati sa confuzati angajatii. Implementarea trebuie facuta gradual. In cadrul acestor echipe, este bine sa incepeti sa modificati procesele cu impact mic in business, pentru a asocia un risc scazut cu rezistenta la schimbare, care de obicei este mai ridicata in primele faze de implementare.
9. Nu aveti asteptari nerealiste
Nu va asteptati sa atingeti din prima luna de la implementare, eficienta operationala a liderilor din industrie. Dureaza luni de zile pana cand procesele de lucru se rodeaza, in care angajatii constientizeaza beneficiile aplicatiei, in care timpii morti sunt eliminati iar personalul isi aliniaza informatiile despre clienti si furnizori.
10. Insistati pe faza de design
Multe solutii ERP includ zeci de campuri inutile din dorinta de a capta absolut orice informatie posibila despre un proces sau orice situatie care poate apare. Adoptia unei astfel de aplicatii este un cosmar, pentru ca utilizatorii vor trebui sa caute in sute de campuri pana sa ajunga la campul necesar. Va fi cu atat mai frustrant daca dupa o astfel de cautare, campul necesar nu permite introducerea tuturor informatiilor dorite de utilizator. Inca din momentul alegerii solutiei ERP trebuie sa discutati cu angajatii (vezi regula 3), sa eliminati campurile care nu sunt necesare si sa adaugati alte campuri specifice proceselor dumneavoastra, si apoi sa fiti pregatiti sa le modificati din nou dupa darea in folosinta a aplicatiei (vezi regula 6).