Invata cum poti face analiza unui proces de business

Analiza proceselor de business presupune doua etape
1. Inaintea semnarii contractului intre potentialul client si furnizorul de software exista o etapa de importanta majora: analiza preliminara a proceselor de afaceri ale companiei. Aceasta ia forma unui interviu sustinut de doua chestionare. Principalul scop al analizei este intelegerea modului in care este organizat business-ul clientului. Astfel, furnizorul de software poate identifica modul de lucru actual si, in limita resurselor disponibile si a obiectivelor clientului, poate acoperi paleta de necesitati critice a clientului.
Analiza preliminara a proceselor de business se efectueaza de regula inaintea contractului si este gratuita, detaliile contractului bazandu-se pe rezultatele analizei. Acest lucru se datoreaza faptului ca exista posibilitatea ca, in urma acesteia, furnizorul de software sa concluzioneze imposibilitatea de a oferi potentialului client ceea ce doreste, din varii motive: specializarea doar pe anumite verticale de piata, incapacitatea clientului de a sustine infrastructura IT necesara sau chiar incompatibilitatea ERP-ului cu procesele de business specifice ale clientului.
2. Pe langa reducerea gradului de risc la implementare, analiza detaliata a proceselor de business permite si configurarea realista a asteptarilor beneficiarului de la sistemul ERP. De asemenea, abordand din timp acest aspect, clientul isi va putea utiliza resursele intr-un mod eficient si economic, in timp util. Analiza include cativa pasi esentiali:
- Identificarea fluxurilor de lucru: atat modul in care functioneaza compania cu sistemul actual ( flux de activitati, documente, date), cat si ceea ce beneficiarul doreste sa obtina, pe viitor, de la noul sistem ERP.
- In functie de pasul anterior se poate ajunge la doua rezultate: compatibilitatea sistemului ERP cu business-ul clientului si, implicit, trecerea la pasul urmator, sau, in cazuri extreme, imposibilitatea de a colabora.
- Identificarea nevoilor specifice ale clientului (customizari necesare pentru desfasurarea activitatii clientului la parametrii optimi).
- Stabilirea cerintelor clientului in metodologia de implementare, astfel incat implementatorul sa aiba un set de specificatii bine stabilit, iar implementarea sa decurga fara probleme (depasiri de buget, intarzieri in planul de implementare din cauza schimbarilor frecvente in cerintele clientului sau utilizatorului final).
- In functie de numarul de utilizatori, se stabilesc key-useri; in cazul in care numarul utilizatorilor este mare, se pot stabili persoane cheie care sa beneficieze de training intensiv din partea reprezentantului furnizorului de software, iar ulterior acestia vor transmite cunostintele mai departe celorlalti utilizatori.